Порядок хранения приказов на отпуск |

Прочтите наш материал, чтобы узнать, какой позиции по этому вопросу придерживаются контролирующие органы. Порядок хранения приказов на отпуск Кадровые документы в течение срока хранения приказов на отпуска следует держать в порядке, обеспечивающем возможность беспрепятственного доступа к ним уполномоченным лиц и поиска необходимого документа. Как правило, такие документы распределяют по отдельным папкам, согласно установленному для этих приказов по отпускам сроку хранения. Сортировку приказов внутри папок целесообразно произвести по одному из удобных критериев — году издания или фамилии работника, направленного в отпуск. Документы большого объема, которые включают в себя 250 и более страниц формата А4, следует разделять на несколько томов, которые сортируются по алфавиту и затем размещаются в нескольких папках.

Содержание:

• Сколько хранятся приказы на отпуск? хранение кадровых документов
• Срок хранения приказов на отпуск
• Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?
• Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск
• Приказы по отпускам: срок хранения
• Как правильно подготовить приказ на отпуск
• Порядок хранения приказов на отпуск

Сколько хранятся приказы на отпуск? хранение кадровых документов

Срок хранения приказов на отпуска особых видов Сроки хранения приказов на отпуска особых видов, включая отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за малолетними детьми и отпуска, предоставляемые сотрудникам, работающих в особо вредных, тяжелых или опасных условиях, регламентируются Перечнем № 558 в специальном порядке. В данном случае период, в течение которого организация обязана обеспечивать их сохранность, зависит от времени их изданий, поскольку в последние годы в нормативную базу по этому вопросу были внесены изменения: для изданных до 2003 года приказов на отпуск нормативный срок хранения составляет не менее 75 лет; для приказов на особые виды отпусков, которые были изданы после 2003 года, срок хранения должен составлять не менее 50 лет.

Срок хранения приказов на отпуск

Работа с документами по отпуску: нюансы Если говорить конкретно о документах, имеющих отношение к отпуску, то осуществлять их хранение эксперты рекомендуют с учетом классификации:

• на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам;
• приказы по иным видам отпусков.

Для организации оборота соответствующих документов могут применяться различные журналы:

• регистрации приказов об отпусках;
• фиксации распоряжений о переносе, отзыве сотрудников из отпуска.

При этом соответствующие журналы обычно ведутся в бумажном варианте. Любой приказ — на декретный отпуск, на учебный, основной по контракту — должен издаваться на основании какого-либо другого документа.

Данные источники также могут иметь особые сроки хранения. Также их имеет смысл классифицировать по различным группам в целях оптимизации кадрового документооборота.

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

Оборот источников второго типа при этом может регулироваться дополнительными внутренними регламентами. Так, в случае если документ необходимо хранить 75 лет, на предприятии могут быть введены в действие нормы, в соответствии с которыми кадровая документация передается в архив на долгосрочное размещение.

ВажноВ свою очередь, документы с 5-летним сроком хранения во многих случаях нет необходимости передавать в архив. Они могут быть размещены в ином защищенном, но в то же время более доступном для оперативного ознакомления с соответствующими документами месте.
Важный элемент кадрового документооборота — описи. Их, в частности, фирмы могут использовать как раз при передаче дел в архив организации. Полезно будет рассмотреть последовательность действий специалиста по кадрам при оформлении документов на отпуск.

ИнфоКадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно. Дела, объединяющие в себе однотипные приказы, не должны объединять в себе документы, значительно различающиеся по срокам хранения.
Рассмотрим то, каким образом могут быть классифицированы соответствующие источники по данному критерию. Перечень сроков хранения кадровых документов Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока.
При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия. Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет.
К таковым относятся, в частности:

• приказы о приеме сотрудников на работу;
• распоряжения об увольнении работников.

Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока — в течение 5 лет.

Период, на протяжении которого хранятся заявления и приказы на отпуск

ВниманиеСтоит отметить, что, согласно законодательству, полностью отпуск не может быть отменён. Скорее, речь идёт лишь о вынужденном переносе периода отдыха на более отдалённое время.
В этом случае, после того как сотрудник подаст соответствующее заявление, наниматель издаёт приказ об отмене отпуска. Иначе говоря, изменить сроки предоставления планового отпуска можно только с согласия самого отпускника.

Отпуск может быть перенесён на другие дни в пределах текущего календарного года. Приказ может быть выпущен в свободной форме. На иллюстрации далее приведён шаблон подобного приказа.

Стандартизованной формы приказа об отмене приказа на отпуск не существует Кто подписывает приказ на отпуск работника Приказ на отпуск готовится сотрудником кадровой службы и подписывается в обязательном порядке руководителем предприятия.

Приказы по отпускам: срок хранения

Так, при решении данной задачи кадровику необходимо:

• указывать вид отпуска в соответствии с нормами законодательства или локальными нормативами предприятия;
• отражать корректный период работы при издании приказа на ежегодный отпуск.

Готовый приказ на отпуск должен быть подписан руководителем предприятия, если аналогичными полномочиями не наделены иные компетентные сотрудники предприятия, например руководитель отдела кадров. Конечно, данные полномочия должны быть официально закреплены в отдельном локальном нормативном акте. Издавать его должен, опять же, руководитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику.
Каждый из перечисленных видов отпусков имеет свои нюансы в плане предоставления и оформления. Мы сформировали наиболее полную подборку актуальных материалов по этим вопросам.

Скачайте документы по теме: Оформление отпусков Чтобы направить сотрудника в отпуск, помимо утвержденного в соответствии с действующим порядком графика отпусков работодателю необходимо: составить приказ о предоставлении отпуска сотруднику; оформить записку-расчет для выплаты ему отпускных. В некоторых случаях для правильного документального оформления процедуры направления работника на отдых потребуется также получить от него соответствующее заявление.

Читайте о том, когда это нужно сделать, в нашем материале.

Как правильно подготовить приказ на отпуск

К таким кадровым документам относятся:

• приказы об отпусках;
• распоряжения о командировках.

Таким образом, срок хранения всех приказов на отпуск как разновидности распоряжений по личному составу составляет 5 лет. Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников. Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого.
Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.
Тем не менее, во всех случаях такой документ должен быть снабжен подписью руководителя компании и самого работника, который простановкой своей подписи подтверждает факт ознакомления с его содержанием. Срок хранения приказов на отпуск Ключевым нормативным документом, регламентирующим срок хранения приказов на отпуск, является Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В частности, вопросу о том, сколько хранятся приказы на отпуск, посвящены статьи 19 и 665 этого документа. Кроме того, сроки хранения приказов на отпуск затрагиваются также в статье 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно этим нормативно-правовым актам, приказы по отпускам относятся к категории документов по личному составу.

Порядок хранения приказов на отпуск

Если же по какой-то причине у вас нет доступа к специализированному программному обеспечению, скачать данную форму легко по ссылке. Каждая организация вправе выработать свой способ нумерации приказов. Как правило, для нумерации используется комбинация из цифр и буквенных знаков. Порядок выполнения нумерации документов закрепляется внутренним актом по предприятию.

Как правильно заполнить форму приказа Заполнение приказа традиционно не вызывает больших сложностей. В шапке документа полагается указать название предприятия (например, ООО «Дирижабль» или ИП Одуванчиков), следом указываются номер документа, а также дата его формирования.

Далее в специально отведённых полях фиксируется базовая информация об отпускнике (ФИО, табельный номер, занимаемая должность и подразделение, в котором он работает).