Журнал учета персонала образец заполнения |

• наименование компании;
• дату открытия журнала и дату окончания (вписывается после закрытия документа);
• указать работника, ответственного за его ведение;
• если в организации существует номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

• порядковый номер сотрудника, его ФИО и должность;
• дата, время прихода и ухода, а также сведения об опоздании (точную цифру в минутах и часах);
• информацию о прогуле – да/нет;
• количество общего отработанного времени (за минусом отлучек по собственным делам);
• подпись работника.

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Содержание:

• Оформляем журнал учета личных дел работников
• Журнал учета персонала
• Журнал учета рабочего времени сотрудников
• Журнал учета кадров и его предназначение на предприятии
• 2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию
• Книга учета персонала (образец заполнения)
• Правила оформления журнала учета личных дел работников
• Журнал учета персонала образец заполнения

Оформляем журнал учета личных дел работников

ИнфоВернуться назад на Учет персоналаПри необходимости кадровой службой предприятия ведется Журнал учета персонала, в котором отражается весь персонал организации, в том числе структурное подразделение, занимаемая должность, номер трудового договора, номер личного дела, дата приема на работу и т.д. Графы для заполнения Журнала учета персонала: 1. № п/п2. Ф.И.О работника3. Должность (вид работ)4. Табельный номер5.
№ личного дела6. № и дата трудового договора7. Подпись и дата получения8. Структурное подразделение9. № и дата приказа о назначении10. Дата поступления на работу11. № и дата приказа об увольнении12. Дата увольнения13. Примечание. В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе.

Журнал учета персонала

ВажноЕсли утерян обязательный для ведения журнал (например, Журнал регистрации вводного инструктажа или Книга учета движения трудовых книжек), то рекомендуется составить акт в произвольной форме за подписью не менее трех сотрудников, в котором нужно отразить факт утери, ее обстоятельства и причины. Такой акт послужит объяснением факта отсутствия у работодателя обязательных для фиксации сведений за определенный период. Если установлено лицо, виновное в утере, следует дополнительно взять с него объяснительную.
На основе акта, объяснительной издайте приказ в произвольной форме о начале ведения нового журнала или об оформлении дубликата. Если утерянный журнал завели относительно недавно и у работодателя есть возможность восстановить записи на основании имеющейся документации, в том числе хранимой в электронном виде, то в таком случае рекомендуется оформить дубликат утерянного журнала учета.

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Важно закрепить установленный порядок в учётной политике организации и строго его придерживаться. Руководитель компании назначает ответственное лицо, которое будет следить за соблюдением трудового распорядка. В крупных организациях ответственных лиц назначают в каждом подразделении.
Обязанности такого работника закрепляются в приказе или прописываются в трудовом договоре. Функция может быть возложена на любого работника — должность не имеет значения. Фиксировать приход и уход сотрудников можно как в бумажном виде, так и в электронном — с помощью специальных компьютерных программ.
Бумажные бланки продаются в типографиях, или страницы легко распечатать и оформить самим. Если политикой организации закреплено ведение такого бланка в качестве первичного учётного документа, то требования к его правильному оформлению должны быть соблюдены.

Журнал учета кадров и его предназначение на предприятии

Кадровому отделу каждый день приходится обрабатывать большое количество разной документации. Это могут быть приказы, трудовые договоры, справки или же личные дела. Особенно непросто разобраться в этом массиве документации и вести учет.

Правильно отображать передвижение кадров поможет специальный журнал по учету кадров. О документе Журнал учета кадров ведется и лежит в отделении кадров организации. В нем содержатся данные на всех сотрудников по подразделениям в зависимости от структуры компании и числа работников.

Понятие В журнале учета кадров отображается информация касающееся всех видов приказов, выданных на сотрудников компании. Это могут быть приказы об увольнении или зачислении на работу, а также о назначении на новую должность и т.д. Для чего он Как правило, любой кадровый оборот документации имеет ряд нюансов:

• Длительность сроков хранения документов имеет разные значения.

2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию

Как учитывать рабочее время Существует несколько методов учета рабочего времени:

• Стандартный ежедневный — используется, если сотрудники приходят на работу и уходят с нее в одно и то же время.
• При еженедельном учете ежедневный параметр утрачивает свое значение, поскольку работники не обязаны «высиживать» часы, а должны выполнять определенную норму труда в течение недели, в том числе по времени (например, в один день сотрудник отрабатывает шесть часов, в другой – десять).
• Суммированный способ оптимален на производствах или при гибком графике работы. Обычно здесь фиксируются данные по итогам месяца, но иногда охватываются и более длительные периоды (максимальный равен одному году).

Как вести журнал Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Книга учета персонала (образец заполнения)

• вся информация систематизирована;
• ее поиск занимает мало времени;
• удобно в использовании;
• обеспечивается оптимальный уровень защиты персональных данных от третьих лиц;
• в конце концов, выглядит эстетически приятно.

Как мы уже сказали, преимущественно данный порядок хранения персональных данных используют на госслужбе, там это обязательно. Поэтому и подход там достаточно серьезный:

• документы на уволенных и действующих сотрудников хранятся отдельно друг от друга;
• как правило, хранилище этих документов — отдельная комната или изолированное помещение;
• все бумаги и папки помещаются в металлические шкафы, исключающие доступ третьих лиц;
• вход в помещение или хранилище имеют только избранные — специально назначенные сотрудники.

Это далеко не все.

Правила оформления журнала учета личных дел работников

Процесс хранения электронной документации должен проходить в соответствии пунктам 2.30-2.33 приказа Министерства культуры Российской Федерации №526. В случае если журнал имеет бумажную форму, то, следует озаботится его сохранностью. Для этого его нужно подшивать и скреплять специальной печатью.

На наклейке с заверительной надписью отображаются данные сообщающие о:

• Количестве листов, которые были прошиты;
• Должность, инициалы и фамилия лица занимающегося заверением документа (как правило, это руководитель предприятия или же должностное лицо, назначенное специальным локальным приказом);
• Подпись уполномоченного лица.

В целом сам журнал можно приобрести в обычной типографии или же в узкоспециализированном канцелярском магазине. Правила ведения Как уже было отмечено, унифицированного образца журнала учета кадров законодательство не предлагает.
Книга учета персонала (наименование организации) Начата 00.00.0000Окончена 00.00.0000 ┌───┬─────────────┬──────────────┬──────────┬──────────────────┬──────────┐ │ N │ Наименование│Фамилия,│ Табельный│Приказ│Примечание│ │п/п│должности│инициалы│номер│о назначении││ ││ по штатному │ работника <1│ работника│на должность││ ││расписанию ││├──────────┬───────┤│ │││││дата│ номер ││ ├───┼─────────────┼──────────────┼──────────┼──────────┼───────┼──────────┤ │ 1 │2│3│4│5│6│7│ ├───┴─────────────┴──────────────┴──────────┴──────────┴───────┴──────────┤ │Управление (администрация)│ ├───┬─────────────┬──────────────┬──────────┬──────────┬───────┬──────────┤ │1. │Директор│Иванов И.И.│1001│01.09.2005│529-п││ ├───┼─────────────┼──────────────┼──────────┼──────────┼───────┼──────────┤ │2.

Журнал учета персонала образец заполнения

ВниманиеПри этом они будут отличаться в зависимости от его формы (электронная или бумажная). В первом случае можно просто выбрать необходимую колонку и изменить данные. Во втором же варианте придется сделать специальную пометку и написать ниже достоверную информацию.
Срок хранения Срок хранения данного журнала составляет пять лет. Государство возлагает на работодателя вести данный журнал, но при этом оно не дает никакой унифицированной формы. Все будет зависеть только от желания начальства компании.
При этом преимущества, предоставляемые правильно оформленным журналом, состоят из оптимизации труда кадрового отдела, путем упрощения поиска нужной документации. Сейчас лучше всего использовать электронную версию журнала, так как она во многом автоматизирована и позволяет экономить больше времени при ее заполнении и использовании.