Значение документооборота в организации |

Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ — устав, протокол, приказ, справка — имеет свои особенности и правила работы с ними. Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в докум ентах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним у хо дит в среднем до 60% времени. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления , кадрового обеспечения деятельности предприятия.

Содержание:

• Роль документооборота в управлении организацией
• Значение документооборота для организации статьи
• Роль организации документооборота в управлении предприятием
• Документооборот, значение правильной его организации
• Роль документооборота в работе предприятия
• Организация документооборота в организации
• Организация делопроизводства и документооборота в организации
• Значение отметок на документах в организации документооборота
• Значение документооборота в организации

Роль документооборота в управлении организацией

ВниманиеТолько в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
ИнфоК сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников, имеющих дело с документами. Список литературы 1. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие.
М.: Гардарики, 2004 2. Илюшенко М.П.

Значение документооборота для организации статьи

Бухгалтер на основании документов делает записи по счетам аналитического и синтетического учета. Затем однородные документы складываются в папки, где хранятся определенное время. Документооборот на предприятии Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен.
Например, при удержании из заработной платы работника бухгалтеру потребуется приказ или иной документ, на основании которого будет производиться удержание. Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел. Внимание Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор поставки, необходимо провести его правовой анализ, что относится к сфере деятельности юристов организации.
И только затем менеджер несет его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает при наличии полномочий).

Роль организации документооборота в управлении предприятием

Процесс взаимодействия и обмена информацией внутри предприятия непрерывен. Например, при удержании из заработной платы работника бухгалтеру потребуется приказ или иной документ, на основании которого будет производиться удержание. Приказ готовит, как правило, кадровая служба или юридический отдел.

Прежде чем менеджер по продажам заключит с клиентом договор поставки, необходимо провести его правовой анализ, что относится к сфере деятельности юристов организации. И только затем менеджер несет его на подпись руководителю предприятия (или самостоятельно подписывает при наличии полномочий). Так как приказ по организации является локальным правовым актом и подлежит безусловному исполнению, виновное в допущенных при его реализации ошибках лицо может быть привлечено к дисциплинарной ответственности.

Документооборот, значение правильной его организации

• Какое значение вы придаете документообороту на предприятии?
• Какова роль документооборота как управленческого инструмента?
• Используются ли государственные делопроизводственные стандарты и методические разработки в сфере документоведения?
• Какую роль в оптимизации управления играет электронный документооборот?
• Какие критерии выбора систем электронного документооборота вы используете?
• Должен ли документооборот на предприятии в перспективе целиком стать безбумажным?
• Какие типичные ошибки в организации документооборота и делопроизводства совершают руководители?

Документооборот предприятия отображает движение элементов материальных, финансовых, информационных потоков, а также потоков кадров, работ и директив 1. В условиях системной организации значение документооборота трудно переоценить.

Роль документооборота в работе предприятия

Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия. Несвоевременное оформление или неоформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией.

Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать — финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций [7, c. 64].

Организация документооборота в организации

Поэтому начальнику кадров целесообразно оформить и утвердить график документооборота в сфере регулирования трудовых отношений. Начальнику юридического отдела следует продумать и закрепить в графике документооборота сроки составления ответов на претензии в соответствии, например, с законом о защите прав потребителей, сроки рассмотрения поступающих на правовую экспертизу договоров, сроки для регистрации юридических лиц и др. В бухгалтерии в связи с наличием строгих, предусмотренных налоговым законодательством сроков по сдаче налоговых форм отчетности просто необходим график документооборота для оптимизации внутреннего процесса движения документов и поддержания финансового благополучия предприятия.

Следующий немаловажный момент в системе документооборота — это координация обмена документами различных подразделений и служб внутри организации.

Организация делопроизводства и документооборота в организации

Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:

• обратный адрес есть только на нём;
• конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
• дата написания и время отправления бумаг отличаются;
• на конверте имеются пометки отправителя.

Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки.

Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

• Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю.

Приведем пример. График документооборота ООО «Зеленый лес» Nп/п Виддокумента Кодформыпо ОКУД Ктопредставляет Комупредставляет Сроксдачи Срокисполнения(обработки … … … … … … … 10 Приказы оприеме наработу 0301001 Отдел кадров Бухгалтерия 1-го и 16-гочислакаждогомесяца 1-го и16-го числакаждогомесяца 11 Приказыобувольнении 0301006 Отдел кадров Бухгалтерия Не менее чемза трирабочих днядоувольнения Два рабочихдня послеполученияприказов 12 Приказына отпуск 0301005 Отдел кадров Бухгалтерия Не менее чемза пятьрабочих днейдо отпуска Три рабочихдня послеполученияприказов 13 Авансовыеотчеты Подотчетныелица Бухгалтерия В течениетрех рабочихдней послеприбытия изкомандировки Три рабочихдня послеполучения Главное — чтобы информация была доступна, понятна и имела однозначное толкование.

Значение отметок на документах в организации документооборота

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг. Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Определение и назначение Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении. Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании. Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия.
Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности.

Значение документооборота в организации

ВажноСуществует три вида контроля:

• текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
• предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
• итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

• Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии.

Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность.