Делопроизводство как закрыть журнал входящих писем если он не закончин |

Симпотяжка [e-mail скрыт] Российская Федерация, Московская обл., г.Раменское #11[117272] 29 декабря 2009, 11:25 Да, опись тоже не неотъемлемая часть сдачи документов в архив Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Mirta [e-mail скрыт] Российская Федерация, Санкт-Петербург #12[126892] 3 февраля 2010, 17:44 Век живи, век учись, у нас все просто, бросил в коробку и до свиданья. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Не верь, не бойся, не проси. Приди, возьми и унеси. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Содержание:

• Закрытие журналов регистрации
• Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года?
• Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации
• Как правильно «закрыть» журналы вх. и исх. корреспонденции?
• Журнал регистрации входящих документов
• Как правильно вести журналы регистрации
• Делопроизводство в первые месяцы рабочего года
• Как правильно вести учет входящей и исходящей корреспонденции в организации

Закрытие журналов регистрации

Книга или альбом? Ориентация страниц и обложки журнала зависит от количества граф. Так, альбомная, или горизонтальная, применяется при многочисленных данных, помещаемых в одну строку. А книжная, или вертикальная, наоборот. Например, у журнала учета больничных листов не очень много граф: ФИО работника, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения.

Значит, вполне подойдет книжный формат журнала. А вот журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома, так как в нем в одной строке нужно зафиксировать не только ФИО работника, но и прежнее и новое места работы, а также старое и новое наименование его должности. Для обложки журналов подойдет плотная бумага формата А4. На ней должно быть четко видно название журнала, даты начала и окончания его ведения.

Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года?

Приведем примеры итоговых записей в разных журналах регистрации, начиная с самой простой в Журнале регистрации входящих документов и заканчивая развернутой в Журнале регистрации почтовых отправлений. Вариант 1: Итого: 53 276 входящих документов. Вариант 2: Итого зарегистрировано: 4789 распорядительных документов, из них:приказов по основной деятельности – 1753;распоряжений – 3036. Вариант 3: Итого зарегистрировано 32 864 почтовых отправления, из них: отправлено «Почтой России» (ПР) – 29562; отправлено экспресс-почтой (ЭП) – 3302.
Количество возвратов отправлений – 129 (118 – ПР, 11 – ЭП), из них по причине: неявки адресата – 15 (все ПР); неверного указания адреса – 114 (99 – ПР, 15 – ЭП). Пропало без объяснения причин 16 отправлений (15 – ПР, 1 – ЭП). Итоговая запись должна учитывать все важные показатели количественного учета документов.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Если кратко, то это суперудобный поиск, одновременная регистрация несколькими исполнителями в одной базе, проверка на однократность регистрации каждого документа, возможность контроля работы с любым документом на всех этапах, автоматизированное формирование различных полезных отчетов и многое другое. Если СЭД не внедрена в организации и журнальная форма не подходит, то допускается вести регистрацию на бумажных карточках, затем помещать их в картотеки по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов, а также дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, рассматриваемого вопроса в документе и др.). В дальнейшем справочная работа ведется вручную, внимательно вчитываясь и перебирая вручную карточки.

Сами понимаете, получается это непродуктивно – долго и неудобно, особенно если далеко немаленький объем документооборота.

Как правильно «закрыть» журналы вх. и исх. корреспонденции?

Осталось всё посчитать Когда все «закрывающие» записи будут составлены, нужно подвести окончательные итоги и составить количественный отчет об объемах документооборота. Кому и для чего это нужно? Прежде всего – самому секретарю или делопроизводителю. Он должен знать, сколько документов находится в его ведении.

ВниманиеЭто позволит не только грамотно выстроить потоки документов, но, возможно, повлияет и на кадровую политику организации, что особенно актуально для компаний, где делопроизводство ведет секретарь руководителя. Имея на руках данные об объеме документооборота, можно рассчитать количество работников, необходимое для его ведения, и смело отправляться к руководителю с просьбой о помощниках. Кроме того, объемы документооборота могут быть интересны и главе организации при подготовке годовых отчетов перед собственниками бизнеса.

Журнал регистрации входящих документов

ВажноИтоговая запись подписывается должностным лицом, ответственным за делопроизводство в организации: начальником отдела документооборота, начальником канцелярии и т.д. Если таких руководителей в компании нет, то должностным лицом, которому подчиняется составитель записи. Заверять подпись печатью не обязательно. Закрытие журналов электронных и в СЭД Электронный журнал Итоговая запись в электронном журнале составляется точно так же, как и в бумажном.

За тем только исключением, что она никем не подписывается (если, конечно, у руководителя нет электронной подписи). РАСПЕЧАТЫВАТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ЖУРНАЛ НЕ НУЖНО! Это электронный документ, то есть с момента создания до момента уничтожения он существует в электронном виде. После составления итоговой записи файл Эксель или в другой программе, в которой его вели, нужно сохранить в неизменяемом формате.

Идеально подходит для этого .PDF.

Как правильно вести журналы регистрации

ИнфоЛучшие» практики организаций рекомендуют в подобный приказ включать еще и пункт о ежегодной проверке прав доступа: Пример 8 СвернутьПоказать Службе информационной безопасности совместно с ИТ-подразделением провести ревизию прав доступа в СЭД «Экто» в соответствии с утвержденными ролями сотрудников-пользователей в системе. То есть представления регистрационной базы данных за предыдущий год будут доступны только службе делопроизводства, которая является менеджером («организатором» и предметным администратором) этих ресурсов. Служба делопроизводства будет предоставлять доступ к ним только на определенное время и только на основании заявок, рассматривая их совместно со службой информационной безопасности.

Делопроизводство в первые месяцы рабочего года

Важно! Входящий документ регистрируется в организации один раз – в день получения. Чтобы избежать двойной регистрации одного и того же письма (например, сначала его прислали по факсу, а затем оригинал с курьером), отслеживайте исходящий номер отправителя. Этот реквизит вы можете добавить в форму регистрации входящей корреспонденции.

Рекомендуем материалы по теме:

• Повторная регистрация документа в организации: основная причина и способ устранения
• Ведение журнала регистрации корреспонденции в MS Office Excel 2010
• Необходимо ли сохранять принципы регистрации бумажного делопроизводства в работе с электронными документами?

Как вести нумерацию входящих писем и обнулить ее с нового года В небольших организациях, как правило, всей корреспонденцией – исходящей и входящей – занимается один человек, обычно секретарь или офис-менеджер.

Как правильно вести учет входящей и исходящей корреспонденции в организации

Если организация не является источником комплектования государственного архива и в ней работает экспертная комиссия, то данная графа итоговой записи будет называться «с отметкой ЭК». Отметку «ЭПК» или «ЭК» получают дела, имеющие особую ценность для организации. После того как срок их хранения, определенный Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), истечет, эти дела пройдут дополнительную экспертизу.

Комиссия обязательно пересмотрит их и, возможно, увеличит срок хранения. Количество таких дел и вписывается в соответствующие строки графы «с отметкой ЭПК». Результаты подсчетов вручную вносятся в итоговую запись (Пример 4).

В начале года секретарю приходится активно действовать сразу в нескольких направлениях: вести текущую работу, подводить итоги прошлого года и планировать деятельность (свою и коллег) на несколько месяцев вперед. Как бы чего не упустить… Начнем с журналов регистрации Из года в год актуален один и тот же вопрос: нужно ли заводить новые журналы регистрации документов или можно продолжать старые? Ответ: нужно. Нумерация в новых журналах начнется с № 1, даже если в прошлогоднем журнале было зарегистрировано мало документов. Старые журналы обязательно следует «закрыть» (об этом далее). Заводить новые регистрационные формы необходимо уже в первый рабочий день года. А что в планах? После того как необходимые регистрационные формы будут созданы и работа по окончании затяжных праздников потечет в обычном темпе, нужно будет заняться планированием своей деятельности на ближайший год.