Чтобы руководитель смог с максимальной эффективностью выполнять свои прямые функции, ему необходимо четко представить совокупность задач и определить бюджет времени. В этом случае ему удастся достигать поставленных целей, уменьшать количество не очень важных дел или перепоручать их сотрудникам. Руководитель, который планирует самостоятельно заняться планированием рабочего времени, должен распределять его следующим образом:
- спонтанное время – 20%;
- непредвиденное время – 20%;
- рабочее время – 40%.
Все потраченное рабочее время следует документировать, благодаря чему руководитель сможет провести работу над своими ошибками и в дальнейшем использовать его с большей эффективностью.
Содержание:
- Menu
- Эффективный руководитель: как организовать себя и подчиненных?
- Правила эффективной организации рабочего дня
- Учет рабочего времени — контроль за сотрудниками
- Планирование рабочего дня руководителя
- 14 правил для грамотного планирования рабочего времени
- Планирование рабочего времени
- Грамотная организация рабочего времени подчиненных
- Menu
- Эффективный руководитель: как организовать себя и подчиненных?
- Правила эффективной организации рабочего дня
- Учет рабочего времени — контроль за сотрудниками
- Планирование рабочего дня руководителя
- 14 правил для грамотного планирования рабочего времени
- Планирование рабочего времени
- Грамотная организация рабочего времени подчиненных
Menu
Инфо
Такой способ заключается в создании некоторого учётного периода длительностью более одной недели (например, месяц, квартал или полугодие, максимум год). Длительность учётного периода более 1 года не допускается по ТК РФ (часть 1 статьи 104). Если определить фактически отработанное время в пересчёте на неделю, то усреднённое значение не должно выходить за рамки установленной нормы.
Методы Существует несколько методов учёта рабочего времени, которые необходимы для повышения трудовой дисциплины:
- Контроль времени прибытия на работу и ухода домой силами ответственного лица, например, вахтёра, который фиксирует в специальном журнале это время и сдаёт отчёты руководству.
- Контроль рабочего процесса со стороны специально назначенного сотрудника. Обычно он проводит своё рабочее время в одном помещении с другими сотрудниками, за которыми производится надзор.
Эффективный руководитель: как организовать себя и подчиненных?
Внимание
Смысл этого упражнения в том, что подобную ошибку допускают многие из руководителей по отношению к своим подчиненным: сначала дают задание, потом отменяют и дают новое, и так раз за разом. Человек, не видя результатов своей работы, начинает испытывать дискомфорт, и его эффективность резко снижается. Л. Рон Хаббард в своих книгах писал: «Руководителей часто просят мотивировать персонал.
Однако им скорее следовало бы позволить своим подчиненным выполнять и заканчивать свою работу». Все проблемы от незавершенности Шаги «начать, продолжить, остановить» – это составляющие любого действия (цикла). К сожалению, очень часто завершение какого-либо действия откладывается в силу тех или иных причин на неопределенное время.
Правила эффективной организации рабочего дня
Смысл грамотного планирования рабочего дня руководителя заключается в определении приоритетных направлений деятельности на несколько дней вперед, что позволит освободить время для решения творческих задач. Из статьи вы узнаете:
- каковы основные правила организации рабочего дня руководителя;
- как использовать на практике примеры планирования рабочего дня;
Грамотное и эффективное руководство — это тот фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации. Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время.
Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное — для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.
Учет рабочего времени — контроль за сотрудниками
Изучение плана проекта Четверг Работа на проектом В. Изучение отчета по проекту, подготовка к сдаче Пятница Доклады, обзоры, совещание с подчиненными. Теперь рассмотрим пример планирования рабочего дня руководителя:
- 9.00-9.30 – утренние совещание, утверждение плана работы;
- 9.30-10.00 – работа с почтой;
- 10.00-11.00 – работа с документами;
- 11.00-12.00 – разработка и постановка задач, общение с сотрудниками;
- 12.00-13.00 – персональное время;
- 13.00-14.00 – перерыв на обед;
- 14.00-15.00 – контроль исполнения поручений и поставленных задач;
- 15.00-18.00 – встречи с деловыми партнерами;
- 8.00-19.00 – работа с деловыми бумагами.
Справка Практические советы Для регулярного мониторинга эффективности расходования рабочего времени необходимо проводить комплекс аналитических процедур.
Планирование рабочего дня руководителя
- Включить в распорядок все мероприятия, которые присутствуют в планах на ближайший квартал, год и полугодие.
- Сгруппировать все мероприятия, которые назначены на конкретное время, и внести в ежедневник в порядке очередности исполнения.
- Сделать отметки о степени важности всех дел.
- Проследить за тем, чтобы одни дела не накладывались на другие.
- Поручить секретарю или помощнику заблаговременно напоминать о предстоящих мероприятиях.
- Оставить в рабочем графике немного свободного времени, благодаря чему руководитель сможет избежать спешки.
- Выделить время на отдых и приемы пищи.
- Составляем график работы на неделю На примере можно рассмотреть, какой насыщенной может быть рабочая неделя руководителя компании: День рабочей недели Список дел Понедельник Командировка, региональная инспекция Вторник Проект В.
14 правил для грамотного планирования рабочего времени
Цели Для того чтобы руководитель мог создать максимально эффективную систему управления рабочим временем, ему необходимо правильно определять первостепенные цели своей профессиональной деятельности. В результате намеченные цели будут определять дальнейшие действия директора, стимулировать его на их исполнение. Определяемые цели должны отвечать следующим критериям:
- конкретность;
- реалистичность;
- ориентированность на достижения конкретного результата;
- ограниченность и измеримость конкретными сроками.
Если руководителю удастся определить основные цели, то он находится еще в самом начальном этапе.
Для достижения желаемого результата ему необходимо их преобразовать в продуктивный план действий. Принципы организации При разработке плана на рабочий день (месяц или неделю) руководителю рекомендуется применить единые принципы.
Планирование рабочего времени
Привязанные работой единицы внимания высвобождаются лишь тогда, когда невыполненные до сих пор задания выполнены полностью и эффективно. – говорит Александр Байдюшев, – Чем больше единиц внимания находится в вашем распоряжении, тем быстрее вы можете думать. Кроме того, вы чувствуете себя лучше. Не лишним было бы таким образом проанализировать не только собственное состояние, но и состояние подчиненных. Вдруг кто-то из них изнемогает под бременем навалившейся на него разнообразной работы, в то время как другие не знают, чем себя занять? Если вы сумеете грамотно организовать свое рабочее время и рабочее время тех сотрудников, которые трудятся под вашим началом, то вы наверняка очень скоро заметите положительную динамику в работе вашей компании.
Данный документ состоит из отдельных пунктов, описывающих каждое из возможных нарушений трудового распорядка. Из числа сотрудников подразделений в каждой организации должны быть назначены лица, ответственные за ведение табеля. В обязанность этих лиц входит:
- составлять рабочие графики;
- отмечать время прибытия и ухода сотрудников, соблюдение ими времен нахождения на рабочих местах согласно регламенту;
- доводить до сведения руководителя подразделения информацию о неявках, прогулах и опозданиях;
- проверять документы, обосновывающие право работников отсутствовать на рабочем месте (больничные листы, увольнительные и др.)
Сотрудники, которые отвечают за ведение табеля, должны быть ознакомлены с положением об учёте рабочего времени под роспись.
Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным. В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом: В идеале, нужно вести хронометраж, т.е., фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины, но результат превзойдет ваши ожидания.
Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: вы закончили одно дело, решили сделать перерыв — пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как само дело потребовало полчаса.
Грамотная организация рабочего времени подчиненных
Это очень полезное упражнение: таким образом, вы освобождаете свою память от всего лишнего, что в ней хранится. Очень важно действительно постараться вспомнить все незавершенные дела! Может быть, месяц назад вы обещали жене починить полочку в ванной, но до сих пор не сделали этого, откладывая выполнение обещания назавтра? Вписывайте это незавершенное дело в колонку «дом», ведь оно занимает определенную ячейку вашей памяти. Недописанный договор, неотправленное письмо, несделанный звонок – вот примеры незавершенных дел, которые могут занимать единицы вашего внимания на работе. Как только вы вспомните и выпишите все дела, которые вы должны завершить, подсчитайте их суммарное количество в обеих колонках. Если их оказалось более пятидесяти, то ваше состояние можно назвать загруженностью.