Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи. При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу. Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа. Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.
Содержание:
- Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
- Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
- Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
- Нумерация приказов
- Приказы нумерация правильно вести
- Как нумеровать кадровые приказы
- Как вести нумерацию приказов по личному составу
Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Порядок нумерации документов установлен Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 3 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Конкретно правилам регистрации и индексирования документов, в том числе, приказов уделено внимание в разделе 3.2.1 Основных положений.
В Основных положениях также приведены все основные термины, которые используются в работе с документами. Читайте по теме в электронном журнале Основные правила нумерации приказов Итак, каждый документ, создаваемый в организации, должен быть соответствующим образом зарегистрирован.
Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
Это означает, что до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, она обязана сохранять документы, в том числе приказы по основной деятельности. Приказы по личному составу также имеют довольно длительный, но все же ограниченный срок хранения. При этом период, в течение которого организация обязана обеспечить сохранность документов, будет определяться в зависимости от даты создания документа.
Важно
Так, если дата создания документа приходится на период до 2003 года хранить распоряжения надо в течение 75 лет. Если делопроизводство по документу закончено уже после 1 января 2003 года, срок хранения ограничивается 50 годами. Сроки хранения документов по личному составу были скорректированы в 2016 году путем введения в действия статьи 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве
С этой целью может быть разработан отдельный локальный акт. Между тем, правила о нумерации распоряжений целесообразно включить в Положение о ведении документооборота в организации. В той документе следует прописать все основные правила работы с документами, в том числе порядок нумерации приказов.
Инфо
В такой ситуации издавать отдельный приказ о нумерации приказов не потребуется. Также организации следует на локальном уровне закрепить обновление нумерации документов с начала каждого календарного года. Отметим, что ежегодно вводить новую нумерацию приказов и других документов весьма целесообразно, поскольку это помогает облегчить работу с документами и обеспечить надлежащий срок хранения каждого документа.
При разработке собственного локального акта можно руководствоваться положениями, содержащимися в нормативных актах Госархива.
Внимание
Рекомендуем обратить внимание на следующие советы консультанта по вопросам работы и карьеры Нередко случается, что делопроизводитель приходит на предприятие, где до этого никто не позаботился о порядке, документы перепутаны и нумеровались как попало. У нового сотрудника возникает желание во всем этом разобраться и перенумеровать то, что уже есть. Подумайте, стоит ли это делать. Разобрать приказы по массивам и по срокам хранения, безусловно, имеет смысл.
Но менять обозначения кадровых приказов не следует. Номер должен в точности совпадать с тем, который проставлен в трудовой книжке принятого на работу или уволенного. Это может оказаться очень важным в случае какого-либо чрезвычайного происшествия. Например, если возникнет конфликтная ситуация и работник будет решать трудовой спор в суде.
Разумеется, номер и дата на самом документе должны соответствовать данным в регистрационной книге.
Обязательна ли новая нумерация кадровых приказов с нового года? А каких именно? Из статьи вы узнаете:
- как производится нумерация приказов по личному составу;
- как ведется нумерация кадровых приказов;
- как вести нумерацию приказов по основной деятельности.
Номенклатура делСкачать в .doc Нумерация приказов Приказ – это внутренний распорядительный документ организации. В каждой организации в процессе деятельности требует принятие и документальное отражение определенных правил. Правом на издание такого распоряжения по организации обладает ее руководитель – единоличный исполнительный орган компании.
Именно генеральный директор дает обязательные к исполнению распоряжения. Руководитель подписывает все приказы организации.
Нумерация приказов
Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:
- Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
- Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).
По основной деятельности:
- Общие приказы по всему предприятию;
- По отделам;
- По административно-хозяйственной деятельности;
На заметку! При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций. Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.
Приказы нумерация правильно вести
Об архивном деле в Российской Федерации» введены новые урезанные сроки хранения документов по личному составу. Теперь они должны храниться в организации 50 лет, за исключением тех, что созданы до 2003г. Их срок хранения, по-прежнему, составляет 75 лет. Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:
- Ускорить поиск понадобившегося документа;
- Систематизировать распорядительные документы по назначению;
- Усилить контроль за исполнением приказов начальства.
Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:
- Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
- Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.
Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон Об архивном деле в РФ» скачать Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.
Как нумеровать кадровые приказы
Например, краткосрочные можно помечать как кадровые, а длительные – как по личному составу. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации . Шаг — 3Разделите приказы по кадрам на 2 части по срокам хранения. Документы о предоставлении очередного или учебного отпуска, краткосрочной командировке, поощрениях и дисциплинарных взысканиях хранятся 5 лет. Приказы о приеме на работу, переводу, увольнении, длительных командировках и длительных отпусках подшейте в другую папку. На обложках скоросшивателей напишите название папки и срок хранения. Приказы по основной деятельности подшейте отдельно Далее, переходим к следующему шагу рекомендации . Шаг — 4В крупных фирмах приказы оформляют разные службы. Документацию по основной деятельности, как правило, ведет секретарь, а по личному составу – отдел кадров. Соответственно, у каждого свой скоросшиватель и свои книги учета.
Как вести нумерацию приказов по личному составу
Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий. Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ. Примерами индексов могут служить:
- «лс» — приказы по личному составу;
- «п» — о приеме на работу;
- «у» — о расторжении трудового договора;
- «к» — о назначении командировки и т.д.
Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.