В тело письма не следует вставлять картинки и таблицы: такие материалы оформляются приложениями со своим номером и названием. В конце письма приводится перечень всех приложений с указанием их порядкового номера, названия, количества страниц и количества экземпляров. Современные средства проверки орфографии (в том числе, встроенные в MS Word) позволяют готовить абсолютно грамотные документы. Любые орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки в деловой переписке не допустимы. Несколько моментов, на которые следует обратить внимание проектировщику, для того, чтобы правильно написать письмо заказчику Еще Ямамото Цунетомо в 17 веке, в своем собрании кодексов поведения самураев, сказал, что писать письмо нужно так, чтобы адресат захотел повесить его на стену, как произведение искусства.
Содержание:
- Письмо-согласие
- Как написать официальное письмо с просьбой — образец
- Как проектировщику правильно написать письмо заказчику?
- Образец письма-ответа
- Письма-ответы
- Как оформить письмо-ответ
- Как правильно написать письмо на согласование важного вопроса
Письмо-согласие
Инфо
Примеры писем-подтверждений Письмо-подтверждение предварительной договоренности Письмо-подтверждение оплаты товара Письмо-напоминание – письмо, используемое при невыполнении организацией-партнером взятых на себя обязательств или принятых договоренностей. Ключевыми фразами таких писем являются: Текст письма-напоминания может включать в себя две части: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбу выполнить в связи с этим определенные действия.
Довольно часто такие письма содержат только собственно напоминание.
Как написать официальное письмо с просьбой — образец
Письмо-ответ (образец) Реквизиты ответного письма Справка Данная категория писем содержит те же реквизиты, что и любые другие служебные письма. К основным реквизитам относятся:
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
- дата;
- регистрационный номер;
- ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
- адресат;
- заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
- подпись.
Важно понимать, что любое ответное письмо должно содержать номер документа, в котором был отправлен запрос и его дату.
При этом письмо-ответ подписывается сотрудником, на имя которого был отправлен запрос.
Как проектировщику правильно написать письмо заказчику?
Ряд поступающей в организацию корреспонденции требует отправки ответов по тем или иным вопросам. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить письмо ответ на запрос.
Из статьи вы узнаете:
- в каких случаях требуется письмо-ответ;
- каким может быть письмо-ответ;
- реквизиты ответного письма.
В каких случаях требуется письмо-ответ Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений. При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ.
Важно
Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение. Письмо-просьба Уже из названия данного документа становится очевидным, что он содержит какую-либо просьбу, направленную адресату.
Образец письма-ответа
О возможных последствиях такой замены необходимо аргументированно сообщать заказчику.Как правильно написать письмо Заказчику: советы по оформлению Письмо оформляется на бланке, согласно основным правилам делопроизводства: в качестве адресата указывается предприятие-заказчик, должность, фамилия и инициалы лица, уполномоченного на ведение деловой переписки. Это – официальный документ (который, в том числе, может рассматриваться судом), поэтому, он должен иметь дату, номер и быть заверен подписью уполномоченного лица (директор, главный инженер, главный инженер проекта и т.д.) Письмо, оформленное на бланке предприятия, дополнительной мокрой печати не требует.
В письме обязательно должна быть указана тема: «О ходе проектирования», «Об оплате» и так далее.
Письма-ответы
Внимание
Начинать письмо следует со стандартного обращения, например – «Уважаемый Игорь Петрович!» Обращение к заказчику по имени и отчеству – это важно. Если вы готовите ответ на письмо, и не располагаете данными лице, к которому обращаетесь, их необходимо выяснить (позвонить в приемную или непосредственному исполнителю письма).
В письме указывается наименование организации и лицо, которому письмо адресуется. Обращаться к адресату следует по имени и отчеству В конце письма, под подписью обязательно указывается исполнитель и его контактные данные.
Например, если материал письма, подписанного ГИПом или главным инженером, приготовлен инженером-конструктором, представитель заказчика должен иметь возможность связаться с ним напрямую, для уточнения технических деталей.
Как оформить письмо-ответ
Вам понадобится
- — отпечатанный текст договора;
- — компьютер с принтером;
- — печать.
Инструкция 1 Начните письмо с «шапки», которая располагается в верхнем левом углу бланка. Здесь укажите должность, фамилию и инициалы лица, которому направляется договор, название организации, в которой он работает, юридический адрес организации. Если договор направляется индивидуальному предпринимателю, в «шапке» укажите его статус (ИП), фамилию, инициалы, адрес. 2 Предварите основной текст письма приветствием. Его можно начать со слова «уважаемый», после которого следует обращение по имени и отчеству.
Например, «Уважаемый Иван Иванович!». Приветствие пишется ниже шапки посередине листа и обычно выделяется жирным шрифтом. 3 Далее переходите к основному тексту сопроводительного письма. Самое главное, что требуется отразить, – это факт направления договора.
Используйте фразы типа: «Направляем для рассмотрения и подписания проект Договора оказания услуг». Если речь идет об уже заключенном договоре, укажите его номер и дату.
4 Затем, когда в этом есть необходимость, напишите, на что вы хотите обратить внимание адресата, изложите свои предложение или просьбу, связанные с направляемым договором. Избегайте упоминать о вещах, не относящихся к направляемому договору. 5 После основного текста напишите слово «Приложение:» и назовите договор, который направляется, укажите количество листов и экземпляров. 6 Сопроводительному письму присвойте дату и номер и зарегистрируйте его в журнале учета исходящей корреспонденции. Соответственно, оно должно быть подписано руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, а подпись — удостоверена печатью.
Никому, а в особенности заказчику, не понравится, если письмо будет начинаться со слов «Ставим вас в известность…», «В очередной раз уведомляем…», даже если целью письма и является информирование или напоминание. Такие фразы следует по возможности смягчать и переносить во второй-третий абзацы. Пример расположения смысловых блоков Начинать письмо, в зависимости от его содержания, можно с таких вступительных фраз:
- Благодарим за приглашение к сотрудничеству…
- Настоящим свидетельствуем Вам свое почтение…
- В продолжение телефонного разговора…
- Согласно договоренности, сообщаю Вам…
- Благодарим Вас за своевременную реакцию на наше письмо №…
Основное тело письма, содержащее вопросы, описание проблем, свое видение их решения,следует излагать в четкой и лаконичной форме, без лишней информации.
Как правильно написать письмо на согласование важного вопроса
Письмо-ответ (образец) Читайте также:
- Письмо-извинение
- Как написать рекомендательное письмо
- Составляем сопроводительное письмо к документам
Отрицательный ответ При отсутствии возможности удовлетворить просьбу или запрос, необходимо наиболее корректно сообщить об отказе. При этом, как и в вышеописанном варианте, отказ должен быть написан в том же стиле, что и инициирующий запрос.
Отрицательный ответ должен быть максимально корректным и содержать объективные причины отказа. В том случае, если существуют предпосылки для принятия положительного решения по запросу, можно указать в ответе условия, которые для этого требуются.
Отметим, что недопустимо оформлять отрицательный ответ на письмо (образец представлен ниже) в грубом тоне. Более того, вполне уместным будет выражение искреннего сожаления о невозможности удовлетворения просьбы.
Это могут быть новые условия или пожелания заказчика, требующие внесения небольших корректировок или значительных переделок документации; могут быть новые работы, необходимость в которых на стадии заключения контракта не могла быть определена; могут быть другие случаи. Об этом заказчика нужно уведомлять письменно, получая от него подтверждение о необходимости выполнения дополнительных работ и его готовности заключить дополнительное соглашение;
- если в проекте обнаружена ошибка, необходимо, кроме собственно ее исправления, правильно и доходчиво обосновать в письме причины, по которым она была допущена;
- заказчик может требовать применения в проекте определенных марок оборудования и строительных материалов. Часто клиент принимает решение об использовании более дешевых аналогов, в сравнении с теми, которые предусматривает проектировщик.