Как написать реестр для сдачи папок в архив |

В конце прошитого и пронумерованного дела помещается заверительный лист, а в начале – внутренняя опись. При этом толщина дела не должна превышать 40 мм, а количество листов не должно быть более 250. 4 На дела, которые хранятся в архиве постоянно, а также временно, но не менее 10 лет, составляется опись для передачи дел в архив. При этом на документы, которые имеют отношение к кадровому учету, составляется отдельная опись. В нее вносятся наименования дел, каждому из которых присваивается порядковый номер, а также указывается номенклатурный шифр. Описи делаются в двух экземплярах, если дела остаются в архиве организации. Если дела подлежат передаче в государственный архив, экземпляров должно быть четыре. 5 Дела, которые подлежат хранению после их завершения менее 10 лет, могут сдаваться в архив по усмотрению руководства организации.

Содержание:

Как правильно составить опись предоставляемых документов

Например:

  1. Опись по аттестационному делу.
  2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

  1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс.

Реестр документов – порядок применения и правила оформления

Правила составления описи документов Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).
Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же».

ВажноimportantСледует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью. Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа.

Опись документов бланк образец

Заинтересованное лицо, путём сравнения содержания описи и фактического наличия требуемых бумаг, может проконтролировать сохранность и надлежащее оформление документации. Опись документов бланк образец которой можно скачать на этом сайте, не требует специальных бланков и особой процедуры оформления.

Важно, чтобы в ней были указаны основные данные, касающиеся описываемых бумаг. Указывается название документов, полное количество листов и вложений, какие-либо необходимые и важные сведения о документах. Составляем опись Прежде всего, опись представляет собой таблицу на бланке организации, или, если таких бланков нет, на простом листе.

Опись документов в архив

Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны. Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.

ИнфоinfoЕсли опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.
Последовательность составления внутренней описи дел

  1. Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
  2. Индекс документа.


В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».

  • Дата документа.

  • Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации.

    Образец архивной описи

    ВниманиеattentionПорядок составления сдаточной описи дел структурного подразделения:

    • Указание порядкового номера дела.
    • Индекс дела согласно номенклатуре.
    • Заголовок дела, по котором можно понять основное содержимое дела.
    • Крайние даты дела.
    • Число листов в деле.
    • Срок хранения.

    Скачать бланк сдаточной описи Скачать бланк сдаточной описиСкачать пример заполнения сдаточной описи Особенности описи дел постоянного хранения В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.

    Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта — отсутствие графы «Срок хранения».

    Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

    В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.

    • Заголовок документа представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
    • Номера листов.
    • Примечание. Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр.
      Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.
    • Итоговая запись, содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи. Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере — и их.
    • На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления.
      Печать организации на бланке не требуется.

    Опись документов

    Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

    1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
    2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
    3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

    Опись документов образец 2021 Составление фирменного бланка остается на усмотрение фирмы.

    Передаем дела в архив по всем правилам

    Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.

    • Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
    • Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.
    • Сдаточная опись Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив.

    В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

    1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
    2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

    Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования.

    Нюансы оформления сдаточной описи для архивного хранения Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению. Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел.

    Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома). Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

    Порядок достигается путем создания определенного справочного аппарата архива, в который, в числе прочего, входит такой внутренний акт, как архивная опись (далее АО). Виды АО Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов….», выделяет следующие виды АО:

    • дел;
    • по персонифицированному учету работников;
    • представляемых на торги;
    • инвентаризационные;
    • объектов государственной собственности;
    • по лицензированию.

    Кроме того, есть и иная классификация, так, в АО отдельными пунктами регистрируются дела:

    • постоянного хранения;
    • временного (более 10 лет) хранения;
    • по личному составу;
    • особо ценные.

    Что должно быть в АО Для примера рассмотрим образец описи архивных документов — передаваемых в архив организации.

    Оцените статью
    02ZAKON.RU
    Добавить комментарий