Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ. О защите персональных данных в организации читайте подробнее здесь. Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника. Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника (ст. 7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). В рассматриваемой ситуации все данные о сотрудниках у Вас есть в трудовых договорах, личной карточке. Этого вполне достаточно. Что касается копий документов, например, об образовании, то в случаях, когда таковые требуются при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ), на наш взгляд, работодатель может снять копию такого документа.
Содержание:
- Уничтожение персональных данных при увольнении ст закона 152
- Каков порядок хранение персональных данных уволенных сотрудников?
- Персональные данные работника после увольнения
- Копии документов после увольнения сотрудников
- Как правильно уничтожать персональные данные после увольнения работника
Уничтожение персональных данных при увольнении ст закона 152
Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию. Статьей 65 ТК РФ предусмотрено, что запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. Трудовой Кодекс Российской Федерации предусматривает следующие документы, которые должен вести работодатель: — трудовой договор (статья 57 Трудового кодекса Российской Федерации).
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации в трудовом договоре указываются следующие персональные данные работника: фамилия, имя, отчество работника; сведения о документах, удостоверяющих личность работника; — трудовая книжка (статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации).
Каков порядок хранение персональных данных уволенных сотрудников?
При выборе метода обезличивания персональных данных работника работодатель может руководствоваться Приказом Роскомнадзора от 05.09.2013 N 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных». Подводя итоги рассмотренных ситуаций обработки персональных данных при приеме на работу, в процессе трудовой деятельности и после увольнения работника, представляется возможным отметить следующее: · обрабатывая персональные данные соискателя, работодатель обязан получить от него согласие, за исключением случаев, когда обрабатываемая информация является общедоступной, предоставляется кадровым агентством или обработка предусмотрена законодательством РФ; · передавая персональные данные работника третьим лицам, необходимо заручиться согласием работника.
Персональные данные работника после увольнения
Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел дело № А53-12557/2013 в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии. Суть спора В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г. Ростове-на-Дону. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.
В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ.
Копии документов после увольнения сотрудников
Важно
Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» обществу было выдано предписание N П-61-0031 с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с вынесенным предписанием общество обратилось в арбитражный суд. Читайте о приказе о защите персональных данных больше информации в статье по ссылке.
Повторно изучив материалы дела, суд апелляционной инстанции пришел к выводу о том, что оспариваемое обществом предписание является законным и обоснованным ввиду следующего. Частью 5 статьи 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» предусмотрено, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки.
Инфо
Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. В действующем законодательстве Российской Федерации объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс Российской Федерации.
Согласно ст. 86 ТК РФ, в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: при определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Я так понимаю, если работник дает письменное согласие на обработку персональных данных, то он должен письменно это согласие и отзвать. Вот в консультанте наткнулся «ПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО КАДРОВЫМ ВОПРОСАМ» от 03.08.2012г., там в образце Положения о персональных данных прописано так: 1.4. Сведения о персональных данных работников относятся к числу конфиденциальных (составляющих охраняемую законом тайну Компании).
Режим конфиденциальности в отношении персональных данных снимается:в случае их обезличивания;по истечении 75 лет срока их хранения;в других случаях, предусмотренных федеральными законами. В этом же путеводителе говорится, что срок хранения персональных данных 75 лет, ссылка на положение Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.
Как правильно уничтожать персональные данные после увольнения работника
Внимание
Перечень типовых управленческих архивных документов содержит несколько разделов, включающих перечни документов с персональными данными работников: документы по организации труда, нормированию, тарификации, оплате труда, и документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении. Большинство документов согласно рассматриваемому Перечню хранятся 75 лет или постоянно (до момента ликвидации организации). К ним, например, относятся трудовые договоры, личные карточки, документы о субъекте персональных данных (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления).
По нашему мнению столь долгосрочное хранение обусловлено возможной необходимостью истребования в дальнейшем сведений, например, для подтверждения страхового стажа при оформлении досрочной пенсии по старости.
В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 N 1 (далее -Постановление) были утверждены унифицированные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты. В Постановлении указано, что унифицированные формы первичной учетной документации, должны применяться организациями независимо от формы собственности. С 01.01.2013 с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) обязательное использование негосударственными организациями форм первичных учетных документов, утвержденных Постановлением, является неоднозначным.
По Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Кондратьев В заключение отметим, что порядок хранения документов определяется работодателем. То есть все документы на сотрудника (даже если они нужны бухгалтерии в целях, например, предоставления вычетов) можно хранить в 1 месте (в отделе кадров, в личных делах). При этом отметим также, что хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.
Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом (ст.
Для выполнения такой обязанности нужно руководствоваться «Основными Правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, которые среди прочего устанавливающие требования к зданиям и помещениям архива, а также режимы хранения документов. Руководствуясь положением пункта 2 части первой статьи 6 152-ФЗ, а также учитывая Разъяснения Роскомнадзора Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. Указ.работа. URL: https://rkn.gov.ru/news/rsoc/news21529.htm (дата обращения: 23.04.2016), согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в вышеуказанных случаях получать не требуется.
Вопрос-ответ по теме
- Каковы сроки хранения внутренних документов компании?
- Обязательно ли согласие на обработку персональных данных при смене банка?
- Как индексировать и хранить личные дела сотрудников?
- Как долго нужно хранить записи по охране труда?
- Как применяются персональные данные?
Вопрос Подскажите пожалуйста, имеет ли право организация хранить копию паспорта и военного билета уволенного сотрудника? Или такие документы подлежат уничтожению после увольнения сотрудника? Спасибо. если согласие сотрудника нет, то тогда такие документы подлежат уничтожению в какой срок? Три дня со дня окончания обработки перс.данных? Или нужно учитывать годовой срок исковой давности, а потом три дня на уничтожение? Спасибо.