Можно ли сдать кадровые документы в архив |

Это объясняется прежде всего тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством. Основные технические требования к архиву Нет необходимости подробно описывать технические требования к помещению архива. Все параметры достаточно четко изложены в специальных нормативно-методических пособиях. Отметим лишь, что это помещение должно быть изолировано, отвечать основным требованиям противопожарной безопасности, оснащено охранной и пожарной сигнализацией.

Содержание:

• Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив
• Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
• Надо ли сдавать кадровые документы в архив при ликвидации
• Сдача кадровых документов в архив
• Что делать с документами при ликвидации компании
• Подготовка отделом кадров документов к сдаче в архив
• Как сдать кадровые документы в архив
• Как правильно сдать кадровые документы в архив
• Можно ли сдать кадровые документы в архив
• Как сдать кадровые документы в архив при ликвидации предприятия

Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив

Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников. Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы. Обычно в такой организации разработан и внедрен отдельный нормативный акт — «Положение о хранении документов», которым сотрудник и руководствуется в своей деятельности.
Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения. Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров. Какие документы подлежат архивированию? В ст.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

НДС) 1 Комплексная подготовка и передача документов с учетом всех необходимых работ на Государственное хранение (до 30 сотрудников)- Свыше 30 сотрудников стоимость оговаривается индивидуально 1 услуга 50 000 2 Выезд архивиста для предварительного осмотра архива Заказчика предосталяется бесплатно — — Полезные материалы по теме: Порядок передачи документов по личному составу при ликвидации организации. Как получить архивную справку Подготовка документов к сдаче в архив Информация о местах хранения документов (по личному составу), необходимых для подтверждения фактов работы, учебы, награждения, актов гражданского состояния О ТРУДОВОМ СТАЖЕ И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ В существующих организациях г. Москвы, в которых документы по личному составу хранятся в течение 75 лет.

Отделы кадров(О местах нахождения организаций в г. Москве обращаться в Мосгорсправку –125009, ул. Тверская д. 5/6;тел.

Надо ли сдавать кадровые документы в архив при ликвидации

Если же записей об увольнении в трудовых книжках не имеется, кадровой службе необходимо их сделать на основании имеющихся документов по личному составу (приказов, личных карточек, лицевых счетов и т.п.) и заверить печатью организации. Поскольку невостребованные документы являются подлинниками, при формировании дел они не должны прошиваться. Лучше всего разложить их в картонные папки с завязками и оформить обложку.

На каждое такое дело нужно составить внутреннюю опись по форме, приведенной в Приложении 10 к Правилам, например: ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 1 документов ед. хр. N Nп/п Индексдокумента Датадокумента Заголовок документа Номералистов ед. хр. При -меча-ние 1 2 3 4 5 6 1 02-10 03.05.1993 Невостребованнаятрудовая книжкаРыбкина ПетраЛьвовича 2 02-10 20.10.2004 То же, ВолковойНадежды Семеновны 2 (два) Итого документов.
(цифрами и прописью) 1 (один) Количество листов внутренней описи .

Сдача кадровых документов в архив

Готовим документы В соответствии с п. 9.3 Правил все документы передаются на постоянное хранение в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: — документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела; — каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТа и иных нормативно-правовых актов; — в дело формируются документы одного календарного года; — дело должно содержать не более 250 листов, толщина его должна быть не более 4 см.

Что делать с документами при ликвидации компании

ВниманиеОтдел кадров коммерческой организации», 2009, N 5 Передаем документы кадровой службы в архив Процедура ликвидации организации достаточно сложная и трудоемкая: необходимо передать основные средства, погасить задолженности перед поставщиками, работниками и государством, свериться с налоговым органом и провести другие необходимые мероприятия. В такой суете важно не забыть передать архив компании в организацию, которая обеспечит его хранение. Все документы, касающиеся персонала (приказы, личные карточки, докладные записки, объяснительные и т.д.), являются составной частью архива и организации, и специалист отдела кадров непосредственно участвует в процессе передачи документов на хранение.
Основные правила работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила), и именно ими должны руководствоваться организации при формировании архива документов.

Подготовка отделом кадров документов к сдаче в архив

ИнфоНеобходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей — 120 см. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить.
Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов. Более сложен вопрос по определению штатной численности работников, необходимых для обслуживания архива, так как утвержденных нормативов по этому вопросу не имеется.

Как сдать кадровые документы в архив

Она указывается первой, а за ней (в скобках) — прежняя фамилия. Поскольку невостребованные документы являются личными, нельзя нумеровать листы такого дела и пятая графа останется незаполненной. В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце — лист-заверитель по установленной форме.

Оформляем лист-заверитель и обложку дела В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале — бланки форм для внутренней описи документов. Крайне важно все листы (кроме заверительного и внутренней описи), включенные в дело, пронумеровать. Делается это арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором. Внимание! Использование чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещено. После того как дела сформированы, оформляются заверительный лист и обложка дела.

Как правильно сдать кадровые документы в архив

Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий. Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля 2002 года:

• каждое дело формируется в соответствии с номенклатурой;
• дела, в которые входят документы со сроком хранения более 10 лет, подшиваются и нумеруются;
• при необходимости составляются внутренние описи;
• в конце каждого дела прикрепляется лист-заверитель;
• оформляются обложки дел;
• составляется опись всех передаваемых в архив дел.

Оформленные по всем правилам дела сдаются в архивное учреждение.

Можно ли сдать кадровые документы в архив

Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов. Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу при исполнении запросов социально-правового характера, при выполнении переплетных работ и подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность.

Документы подшиваются и переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста всех документов, дат и виз. При подготовке к прошивке металлические скрепки, булавки или скобы от степлера из документов удаляются. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности (п.

Как сдать кадровые документы в архив при ликвидации предприятия

ВажноСохранность документов Известно, что в соответствии с пунктом 6 Положения об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения. Следует также иметь в виду, что в данном случае права граждан защищены высшим законом Российской Федерации — Конституцией, статья 24 которой гласит, что каждый гражданин Российской Федерации имеет право на информацию, подтверждающую его основные социальные права. Для реализации этих прав Правительством РФ был принят ряд нормативных правовых актов, определяющих порядок хранения и работы с документами по личному составу.

• документы по аттестации и установлению квалификации;
• различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);
• документы, подтверждающие вредные условия производства;
• списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
• книги прописки жильцов;
• а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.